Webseiten & E-Mail Migration für IT Laien

Du bist die/der Glückliche?
D. h. Du hast den Auftrag bekommen, dich um die Webseite und die E-Mails zu kümmern?

Deine Probleme

Das Problem ist nun, dass Du:

  • weder das erforderliche IT-Wissen,
  • weder die Erfahrung,
  • und vermutlich noch nicht einmal die Zeit dafür hast?

Jetzt besteht die Herausforderung, dass dein Arbeitgeber dir den Auftrag gegeben hat, einen Umzug zu einem neuen Anbieter durchzuführen?

Unsicherheit bei der Umsetzung

Du fühlst dich überrannt oder überfordert oder sogar beides?

Dann tauchen aus Unwissenheit und Unsicherheit diese Fragen auf:

  • Was kann alles schief gehen?
  • Wie vermeide ich diese Pannen?

Letztendlich bist Du jetzt zuständig und musst dann auch die Verantwortung tragen.

  • Doch wie?
  • Insbesondere ohne zu wissen, was alles zu tun ist?

Lese weiter, um zu erfahren, was alles zu beachten ist.

Wie am besten vorgehen?

Wie überall im Leben gibt es drei Möglichkeiten erfolgreich zum Ziel zu kommen:

  • von Profis machen lassen
    Bei uns im Team ist es so, dass wir vermutlich mit unserem IT-Wissen PKWs analysieren und reparieren könnten. Aber keiner von uns macht dies tatsächlich, da wir vermutlich um Faktoren langsamer wären und vermutlich auch vieles übersehen würden (mangels Wissen und Erfahrung) und vermutlich damit mehr Schaden als Nutzen anrichten würden.
  • von Profis begleitet selbst durchführen
    Wenn wir ein neues Thema durchführen UND dieses Thema dann als Wissen im Team haben möchten, holen wir uns einen Mentor, der uns dabei hilft, den schnellsten Weg, d. h. mit allen Abkürzungen zu wählen. Zudem zeigt der Mentor uns auch gleich, worauf wir achten müssen und an welchen Stellen auf dem Weg zu Ziel Pannen zu erwarten sind. Wie man die Pannen erkennt und wie man sich vorher umschifft
  • selbst lernen und selbst machen
    Das ist der aufwändigste und in der Regel teuerste Weg. Hier muss man sich Literatur oder Schulungsvideos anschauen, dann dieses Wissen auf das eigene Problem abbilden und dann letztendlich durchführen. Auf dieser Reise ist zu erwarten, dass man so ziemlich jede Panne mitnimmt, die auftreten kann.


Fangen wir an mit dem letzten Punkt.

Umzug eigenständig durchführen

Man kann alles lernen, wenn der Wille und die Energie dazu da ist.

Erforderliches technisches Wissen

Welche Technologien zu lernen sind, wird im folgenden Kapitel beschrieben.

IP-Adresse

Eine IP-Adresse ist etwa gleichzusetzen mit einer Parzelle im Grundbuch. Hier ist zu sehen, wie man die Parzelle erreicht und unter welcher Nummer diese bei den Behörden oder Nachbarn eindeutig adressiert werden kann.

Domain

Da man sich die Nummern bzw. IPs schlecht merken kann, hat man schnell festgestellt, dass Straßennamen einfacher zu merken sind. Das Äquivalent im Internet dazu ist der Domainname. Hierfür gibt es einen internationalen Standard: Domain Name System (DNS)

Ports

Ein Port entspricht in etwa einem Briefkasten. D.h. wir haben auf einer IP-Adresse mehrere Ports im übertragenen Sinne an einer Anschrift mehrere Briefkästen und können daher an einer Adresse mit mehreren Parteien kommunizieren.
Es gibt in der IT Standard-Ports für Standard-Dienste.

Dienste

Als Dienst versteht man in der IT Anwendungen, die bestimmte Aufgaben übernehmen. Z. B. ist eine wichtige Aufgabe für das Internet, die Bereitstellung einer Webseite über einen Webserver. Webserver haben seit vielen Jahren einen unverschlüsselten Zugang sowie einen verschlüsselten Zugang. Du hast sicherlich schon gesehen, dass es Webseiten mit http:// und mit https:// gibt.

http/https

HyperText Transfer Protocol ist ein Standard, welcher im CERN bereits 1989 in seiner ursprünglichen Version entwickelt wurde und uns 1996 als internationaler Standard die Basis für das heutige Internet geschaffen hat.
Wir möchten heutzutage nicht abgehört werden, insbesondere dann nicht, wenn wir unsere Benutzernamen und Kennwörter eingeben. Ganz besonders nicht, wenn wir unsere persönlichen Daten preisgeben. Hierfür gibt es das verschlüsselte http secure / https (http mit s).

SMTP/SMTPS

Bei Briefen gibt es zwei Möglichkeiten: versenden von Briefen und empfangen von Briefen.
Für den Versand unserer E-Mails verwenden wir in der IT SMTP bzw. verschlüsseltes SMTP (SMTPS). An diesen Dienst übergeben wir unsere geschriebenen E-Mails, damit diese an unsere Adressaten weitergeleitet werden.
Im weiteren Verlauf wird nicht nochmals das „S“ am Ende des Dienstes erläutert, da dieses immer das verschlüsselte Verfahren bedeutet.
Bei SMTP gibt es in Summe mind. 12 verschiedene Verfahren, wie E-Mails versendet werden können. Jedes Verfahren hat seine Vor- und Nachteile. Um wenige zu nennen:

  • smtp (25)
  • submissions (465)
  • submission (587)

darüber dann jeweils noch

  • unencrypted
  • SSL
  • TLS
  • STARTTLS

Welche Kombinationen wie optimal funktionieren, können Mail-Server Administratoren gut beantworten. Das würde den Rahmen dieses Artikels massiv sprengen.

POP3/POP3S

Diese Technik entspricht weitestgehend unserem Briefkasten am Haus. Man entnimmt den Brief aus dem Briefkasten und der Brief landet bei uns irgendwo in einem Posteingangsfach im Geschäft, Büro oder zuhause. Genau wie bei einem Briefkasten wird mit dem Post Office Protocol v3 (POP3) die E-Mail aus dem Postfach (Briefkasten) gelöscht, sobald das Original abgerufen wurde. Das bedeutet, dass die E-Mails nur einmal abgeholt werden.
Doof ist nur, wenn der Brief von jemandem abgeholt wird, aber der Adressat keine Information darüber bekommt, dass dieser Brief im persönlichen Postfach liegt.
Da dies in der IT doch eher die Regel ist (Terminal-Server, PC, Laptop, Tablet, Smartphone usw.), musste man schnell eine Lösung finden, um das Problem der verlorenen E-Mails zu beheben.
Wie bei SMTPS gibt es hier SSL, TLS, STARTTLS zur Auswahl oder gleichzeitig im Einsatz.

IMAP/IMAPS

Damit alle Endgeräte und Menschen immer die gleichen E-Mails im gleichen Ablageverzeichnis wiederfinden, wurde das servergelagerte Postfachsystem Internet Message Access Protocol (IMAP) erfunden. Das Ziel hierbei war es, dass die E-Mails auf dem Server verbleiben und damit immer und überall und auf jedem Gerät abrufbar und nutzbar sind.
Der Nachteil von IMAP erschließt sich, wenn man sich überlegt, wie das in der „realen“ Welt abgebildet werden würde. Man hätte im Büro ein Ablagesystem, in dem alle Briefe liegen. Die Einsicht zu den Briefen/E-Mails funktioniert immer nur dann, wenn man Zugriff auf das Ablagesystem hat. D.h. man muss entweder eine Kopie „holen“ oder direkt vor Ort „lesen“. Wenn das Internet nicht funktioniert oder langsam ist, hat man Schwierigkeiten die E-Mails zu öffnen, lesen oder sonst wie zu nutzen.
Wie bei SMTPS gibt es hier SSL, TLS, STARTTLS zur Auswahl oder gleichzeitig im Einsatz.

Microsoft Exchange/Office365

Wie der Name schon sagt, ist das kein offener Standard und wird von Microsoft nur soweit wie (gesetzlich) nötig veröffentlicht. Lässt man sich also mit dem “Bösen” ein, so ist man gezwungen, auch die Produkte von Microsoft zu verwenden, damit alles reibungslos funktioniert.
Abgesehen davon ist die Komplexität nochmals deutlich höher, da für die Microsoftprodukte in der Regel mehrere Spezialisten erforderlich sind, um eine funktionierende E-Mail-Lösung einzusetzen.

Dienstkonfigurationen via DNS

Es gibt die verschiedensten Konfigurationen, die entweder nur via DNS oder in Kombination mit DNS eingerichtet werden. Eine Liste der Dienste sind:

  • Mail Exchanger (MX)
    d.h. welcher Server mit Ihrem Domain-Namen ist mit welcher Priorität für die E-Mails der Domain zuständig?
  • Sender Policy Framework (SPF)
    Hier wird festgelegt, wer alles berechtigt ist, von der Domain aus E-Mails zu versenden. Das dient der Unterbindung, dass die eigenen Rechner für SPAM oder Malware/Viren missbraucht werden können. Insbesondere in größeren Umgebungen, d.h. z.B. bei großen und stark verteilten Organisationen kann das recht aufwändig werden und bedarf einer guten Vorbereitung und Planung.
  • Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC)
    Das ist eine noch weiter verschärfte Form der Vermeidung von Missbrauch der eigenen Server für SPAM und Malware/Viren.
  • TXT, SRV und sonstige spezielle Einträge im DNS
    sind erforderlich, um verschiedene Dienste und Diensteanbieter korrekt mit deiner Domain zu verknüpfen. Nur um einige Beispiele zu nennen:

    • Outlook
    • Exchange
    • Office 365
    • Lync
    • Teams
    • BigBlueBotton
    • uvm.
  • AUTH-CODE, PRE-ACK, LOCK
    Das sind alles Begrifflichkeiten für den Status deiner DNS Zone, die im späteren Verlauf allerdings wichtig sind.

Webanwendungen

Webanwendungen sind fast alle Lösungen, die wir im Internet nutzen können. Einer der Gründe, warum Du hier gelandet bist, ist wahrscheinlich eine der folgenden Webanwendungen:

  • WordPress
  • Joomla
  • Typo3
  • Moodle
  • Drupal
  • Contao
  • NextCloud
  • Webmail
  • uvm.

PHP

PHP ist eine Laufzeitumgebung, aber auch Programmiersprache, die sehr stark bei Webanwendungen Verwendung findet. Fast alle oben genannte Webanwendungen sind in PHP programmiert worden.
Da PHP Update-Support seit der Version 7.x auf ca. 24 Monate begrenzt wurde, kommt hier schnell das Problem auf. Welche Version von PHP benötige ich während des Umzugs? Sind die PHP-Versionen kompatibel zu meinen eingesetzten Webanwendungen?
Wie teste ich alles zuverlässig, damit nach der Migration auch weiterhin alles korrekt funktioniert?
Was tun, wenn ich gleichzeitig mehrere verschiedene PHP-Versionen benötige?
Um die Webanwendungen einsetzen zu können, benötigen wir eine PHP-Laufzeitumgebung. Diese wiederum benötigt einen Webserver.

Webserver

Ein Webserver stellt Web-Dienste bereit, die in der Regel via HTTP(S) ausgeliefert werden. Es gibt viele Webserver Produkte, allerdings haben sich nur wenige etabliert. Die wichtigsten Webserver sind:

  • Apache Webserver
  • nginx Webserver
  • Microsoft IIS
  • uvm.

Oft werden Webserver mit einem Reverse-Proxy eingesetzt, um Vorteile von verschiedenen Produkten zu nutzen. So wird Apache beispielsweise gerne als PHP-Webserver genutzt, aber der nginx wird als Reverse-Proxy für den Apache gesetzt, um dessen Geschwindigkeitsnachteile zu kompensieren.

Verschlüsselung

Das ist eine Wissenschaft für sich. Auch viele ITler trauen sich an diese Thematik nicht wirklich heran, da es häufig sehr kompliziert wird. Aber auch das kann man lernen. Wichtig bei der Verschlüsselung ist, zu verstehen, dass eine schnelle Verschlüsselung durch symmetrische Algorithmen funktioniert, im übertragenen Sinne sind das teilweise sehr lange Kennwörter. Der Nachteil liegt auf der Hand: wenn jemand das Kennwort in Erfahrung bringt, ist die Verschlüsselung wertlos.
Daher werden die symmetrischen Schlüssel (Kennwörter) häufig über sehr viel rechenintensivere asymmetrische Verschlüsselungsverfahren automatisch ausgehandelt. Für dieses asymmetrische Verfahren ist es zwingend erforderlich, dass private und öffentliche Schlüssel festgelegt werden und diese mit einem (SSL-) Zertifikat bestätigt werden.
Kurz um für alle oben genannten verschlüsselten Verfahren benötigen wir ein SSL-Zertifikat, um eine zuverlässige Verschlüsselung nutzen zu können.

Qualitätssicherung & Tests

Ein Test klingt erst einmal einfach. Man muss ja „nur“, kurz alles durchklicken. Nun ja, je komplexer die Anwendung ist, desto mehr Integrationen zu anderen (Web-) Anwendungen wurden geschaffen. Genau diese gilt es zu identifizieren und im Vorfeld zu testen, genauso wie im Nachgang, nach dem Umzug oder während der Migration.
Was tun, wenn es mehrere Hundert oder Tausend Seiten zu Testen gibt?

Koordination der Bereiche

Darüber hinaus sind häufig mehrere Bereiche zeitlich und inhaltlich abzustimmen.
Beispielsweise sind bei einer Migration der Webseite die E-Mails manchmal betroffen, manchmal auch nicht; je nach Umfang der gewünschten Migration. Es kann auch sein, dass bei der Migration die E-Mails nur teilweise betroffen sind. Z. B. wenn E-Mail-Adressen für die öffentliche Kommunikation existieren, aber auch z.B. E-Mail Adressen spezieller Dienst-E-Mails (meist an größeren Organisation, Kommunen oder Schulen anzufinden). Hier ist dann erst recht darauf zu achten, was wer wann umziehen darf oder soll. Insb. wenn dann auch noch die öffentlichen Domains angepasst oder umgestellt werden müssen. Dann sind die obigen genannten technischen Aspekte fast immer eigene Fachbereiche oder eigene Dienstleister.

Fazit zum eigenständigen Umzug

Wenn Du alle Punkte lernen möchtest, dann wirst Du sicherlich mehrere Jahre hierfür benötigen. Aber wir sind zuversichtlich, man kann alles lernen, wenn der Wille und die Energie dafür da ist.
Unsere Kollegen, die zur Ausbildung zu uns kommen, haben im Durchschnitt nach 18 Monaten in der regelmäßigen Anwendung des Wissen an Kundenprojekten genügend Expertise aufgebaut, dass diese eigenständig, d.h. ohne Hilfe oder Kontrolle von erfahrenen Kollegen, die Arbeiten durchführen. Als Experten in den Bereichen bezeichnen wir Kollegen aber erst, wenn diese ca. 5 Jahre Erfahrungen gesammelt haben. Diese haben dann in der Regel so viele verschiedene Kombinationen gesehen, dass sie genau verstehen, was wie wo zu suchen ist, wenn es zu einem unerwarteten Problem kommt.


Ob es sich lohnt das zu lernen?
Das kannst nur Du beantworten. Aus wirtschaftlicher Sicht wirst Du das Wissen nur alle paar Jahre benötigen. Dann ist davon auszugehen, dass es sich wirtschaftlich kaum lohnen wird.
Emotional oder persönlich hängt davon ab, was Du mit dem Wissen langfristig anstellen möchtest.

Von Profis begleitet selbst durchführen

Statt alle oben genannten Punkte eigenständig zu lernen, kann man sich einen Mentor/Trainer/Berater holen, der einem dabei hilft, die Punkte zu lernen. Dabei hast Du den Vorteil, dass Du nicht erst viele Pannen erleiden musst, um ans Ziel zu kommen. Dein Mentor kann mit dir im Vorfeld bereits viele Punkte ausmachen, die im Zuge des Umzugs problematisch werden könnten. Wenn man weiß, was alles schief gehen kann, kann man sich darauf vorbereiten und bessere Wege finden.
Zudem hast Du einen erfahrenen Hasen oder Häsin an deiner Seite, die dir dabei helfen kann, nur die Dinge zu lernen, die in deiner Organisation, Firma, Verein, Kommune oder Schule relevant sind.

Von Profis durchführen lassen

Die letzte Möglichkeit ist natürlich, den Profis das Feld zu überlassen. Wichtig ist auch, einen Profi zu wählen, der nicht nur sagt, dass er ein Profi ist, sondern der das tagtäglich auch macht. Nur weil jemand fit mit Computern ist, heißt das noch lange nicht, dass er gute Kenntnisse zu oben genannten Themen hat. Wir sprechen hier aus vielen Jahren Erfahrung. Wir betreuen Webseiten seit 1993. Bei uns durchlaufen die Kollegen, die alle durchweg gute Computerkenntnisse haben, mind 18 Monate im Hause, bevor diese eigenständig Webseiten oder E-Mail Migrationen durchführen dürfen. In diesen Monaten werden die neuen Kollegen mit den verschiedensten einfachen und komplizierten Kombinationen mit einbezogen, damit Sie lernen können, was alles schief gehen könnte, wenn Sie die falsche Reihenfolge der Schritte durchführen oder die Schritte einfach vergessen.
Zudem haben wir über die lange Zeit eine Wissensdatenbank aufgebaut, auf die wir alle zurückgreifen können. So gibt es kaum noch Fälle, die wir noch nicht vor uns hatten. Kommen solche Fälle dann doch vor, dann haben wir im Hause die Möglichkeit, alle unsere Köpfe zusammenzustecken und uns zu überlegen, was wir in diesem sehr speziellen Fall nun doch tun müssen, um die Migration vorzubereiten, zu planen und dann letztendlich erfolgreich abzuschließen.

Fragebogen für dein individuelles Homepage-Projekt

Sobald wir die Fragen beantwortet haben, werden wir uns mit dem passenden Kollegen bei dir melden, um ein erstes Gespräch zu vereinbaren. Im ersten Gespäch können wir dann entscheiden, ob und wie wir dir helfen können.

Das Formular ist in 1-2 Minuten ausgefüllt, also worauf wartest Du, Du kannst nur gewinnen.

Schritt 1 von 3

Neue Hompage erstellen

Wähle mit den Symbolen was Du genau benötigst.
Wir melden uns dann schnellstmöglich bei dir mit dem passenden Experten zu deinem Thema.

- Du kannst den Konfigurator einfach ausprobieren.
- Du kannst die Optionen einfach durchprobieren
- es geht dabei auch nichts kaputt oder verloren